Du sens dans vos projets.

POLITIQUE RGPD SAS IIFA
Marques IIFA – MEDIA 180 – TIMELIA
65, avenue Jean Jaurès – 30900 NIMES – France
v.03.2023

Information sur le traitement des données personnelles

Cette notice d’information a pour objet de vous informer de manière transparente sur les traitements que nous sommes susceptibles de mettre en œuvre tout au long de la relation avec nos clients et prospects.

1. Qui recueille vos données à caractère personnel ?
Vous utilisez les services de l’organisme de formation IIFA SAS, organisme privé de formation professionnelle continue et de ses marques MEDIA 180 et TIMELIA, ci-après dénommé « organisme de formation ». Nous vous accompagnons votre projet de formation par l’intermédiaire de notre service administratif, de nos formateurs et collaborateurs, des services à distance mis à votre disposition, et le cas échéant par l’intermédiaire de nos mandataires sous traitants.

L’organisme de formation a en charge la collecte et le traitement des données à caractère personnel liées à cette relation. Nous intervenons à ce titre en qualité de RESPONSABLE DE TRAITEMENT.

Pour mettre en œuvre nos services et vous accompagner dans votre évolution professionnelle et répondre à vos besoins, nous travaillons avec des formateurs salariés et sous-traitants qui contribuent aux services qui vous sont fournis ou qui sont distribués par notre intermédiaire et veillent au respect des mêmes principes.

Pour ce faire, ils sont susceptibles d’avoir communication de vos données à caractère personnel.

2. Comment nous obtenons les données personnelles vous concernant ?
Au cours de notre relation, nous allons recueillir et traiter des données à caractère personnel vous concernant. Ces données peuvent varier en fonction de la nature du service ou produit souscrit.

Les données à caractère personnel et informations que vous nous communiquez :
Lors d’une entrée en relation, puis lors de la souscription de tout nouveau service ou produit (audit diagnostic, formation, coaching, tutoriel en ligne, formation distancielle…), nous collectons directement auprès de vous les données nécessaires à cette prestation.

Ces données sont nécessaires Afin de nous permettre de remplir nos obligations légales et réglementaires telles que l’obligation de connaître notre client :
- pour vous conseiller et vous proposer l’offre services répondant à vos besoins,
- pour la souscription du service ou produit concerné,
- pour son fonctionnement.
À ce titre, vous nous communiquez des données à caractère personnel relatives à votre identité, votre vie professionnelle et dans certains cas votre CV ou un document d'analyse de prérequis ou de positionnement.

Vous nous fournissez également vos données de contact et notamment votre courriel et votre numéro de téléphone portable pour que nous puissions vous envoyer des informations dans le cadre de la fourniture du service, pour procéder à des notifications comme celles relatives à la gestion de vos contrats et conventions et tous documents dématérialisés, ou pour la réalisation d’opérations bancaires le cas échéant pour le règlement de formations en ligne, mais également si vous l’acceptez pour l’envoi de sollicitations commerciales (mail, SMS, MMS) selon la réglementation en vigueur en matière de démarchage commercial.

Certaines données à caractère personnel peuvent être collectées à des fins réglementaires ou contractuelles, conditionnées à la conclusion d’un contrat ou convention de formation.
Vous êtes informés le cas échéant des conséquences d’un refus de communication.

Par exemple, refuser :

- de nous communiquer des données obligatoires pour l’inscription aux formations présentielles ou distancielles ne permettrait pas de vous y donner accès
- de nous délivrer les informations nécessaires à l’analyse de votre situation initiale et prérequis nécessaires peut nous empêcher de vous délivrer un conseil adapté et vous orienter sur un programme de formation adapté à votre situation
- de même, refuser de nous délivrer les informations nécessaires à l’analyse de vos souhaits et objectifs en termes d’évolution et d’acquisition de connaissances peut nous empêcher de vous délivrer un conseil adapté et vous orienter sur un programme de formation adapté à votre situation
- d’accomplir les évaluations nécessaires en cours et/ou en fin de formation peut nous empêcher de vous délivrer une attestation d’acquisition de connaissances.

Certaines données peuvent également être collectées :
- lorsque vous nous demandez des renseignements ou sollicitez un contact,
- lors de votre participation à des promotions que nous organisons,
- lorsque vous procédez à une inscription sur nos réseaux sociaux et sur nos sites internet afin d’obtenir régulièrement des informations promotionnelles ou d’enrichissement des connaissances.

Dans ces cas, vous serez préalablement sollicité pour exprimer votre consentement, de manière spécifique, à la collecte et au traitement de vos données pour une ou plusieurs finalités identifiées.

Ainsi, lorsque nous souhaitons procéder à la prospection commerciale par courrier électronique, nous recueillons votre consentement préalablement à l’envoi de nos offres commerciales.

Les données à caractère personnel provenant de tiers ou d’autres services

Ces données peuvent provenir :

- De votre employeur, des organismes financeurs (OPCO, Fonds d’assurance formation, CPF…), de tiers fournisseurs et sous-traitants comme les réseaux Carte Bancaire, Visa, Mastercard, si leurs politiques de protection des données personnelles le permettent,
- D’autres services fournis par les tiers auxquels vous avez souscrit (comme par exemple une plateforme de paiement en ligne par CB des formations) et pour lesquels vous autorisez le partage avec l’établissement.

Certaines de ces données peuvent néanmoins être collectées et traitées dans des situations spécifiques.

Par exemple :

Pour la mise en place d’un système d’authentification forte vous permettant d’accéder aux services de paiement en ligne pour effectuer un paiement en ayant recours à des dispositifs de reconnaissance par validation de code reçu par SMS ou mail (double authentification).
L’utilisation de ces données permet notamment de prévenir la fraude et l’usurpation de votre identité par un tiers.

Nous pouvons être amenés également à recueillir vos logs de connexion concernant les cursus vidéo learning sur lesquels vous êtes inscrits notamment dans le cadre de formations financées par des fonds mutualisés ou publics (OPCO, Fonds d’assurance formation, CPF…).
L’enregistrement de ces données concerne l’heure, le lieu, la durée de connexion sur la plateforme et le module concerné.
Ces logs permettent de vérifier le suivi de la formation et du bon accomplissement des modules et évaluations du programme suivi.
Ces données sont stockées et conservées 5 ans en cas de demande d’un organisme de fonds mutualisés ou publics (OPCO, Fonds d’assurance formation, CPF…)

Enfin, nous pouvons être amenés à recueillir vos logs de connexion liés aux appareils pour garantir que vous ne dépassez pas le quota limité à 5 appareils différents concernant l’accès aux cursus vidéo learning auxquels sous avez souscrit.
Ces logs permettent de vérifier automatiquement le nombre d’appareils différents utilisés pour se connecter et s‘il y a eu des connexions simultanées ou à heure très rapprochée (de 0 à 1 heure) et distantes de 100 kms ou plus.
En cas de dépassement des clauses ci-dessus, une alarme avertira l’organisme de formation qui vous contactera par tous moyens possibles pour faire cesser cette utilisation irrégulière. Un non-respect de cette injonction dans un délais de 15 jours calendaires après ce 1er contact aboutira à une fermeture d’accès aux cursus vidéo auxquels sous avez souscrit.

3. Qui accède à vos données ?
En tant qu’organisme de formation, nous sommes tenus au secret professionnel et nous ne pouvons partager vos données que dans des conditions strictes ou avec votre consentement.

Ce même principe de secret et de confidentialité s’applique à l’ensemble des intervenants impliqués, qu’il s’agisse de nos collaborateurs, de nos prestataires de nos partenaires et de leurs propres collaborateurs.

Au sein de l’organisme de formation, nous pouvons être amenés à communiquer vos données à caractère personnel, aux entités suivantes :

Les salariés de l’organisme de formation qui gèrent et organisent les actions de formation
Les formateurs salariés ou sous-traitants qui interviennent dans le cadre d’une formation à laquelle vous êtes inscrit(e)s
Les organismes financeurs et organisme de fonds mutualisés ou publics (OPCO, Fonds d’assurance formation, CPF…)
Le groupe SFP Expansion dont dépend l’organisme de formation
Les prestataires techniques qui assurent la gestion de nos plateformes de formation et outils de gestion intégré.

Nous traitons avant tout vos données à caractère personnel en vue de fournir les services que vous souscrivez, ou que vous souhaitez souscrire.
Sans ces traitements, nous ne serions pas en mesure de conclure ou d’exécuter le contrat.

4. Combien de temps sont conservées vos données ?
Une fois les finalités de traitement des données atteintes, et en tenant compte des éventuelles obligations légales ou réglementaires imposant de conserver certaines données, nous procédons à la suppression ou à l’anonymisation de vos données.

La durée de conservation est variable et dépend de la nature des données et des finalités poursuivies.

Données à caractère personnel collectées à des fins de gestion d’une action de formation ou de développement des compétences : les données sont conservées pendant le temps nécessaire à l’exécution du contrat et jusqu’à l’expiration des délais légaux applicables.

Ces délais sont de plusieurs natures :

En règle générale : Conformément aux dispositions du Code civil, les documents relatifs aux formations professionnelles et pièces justificatives doivent être conservées pendant une durée de cinq ans. Quant aux documents comptables, dont les bons de commande et factures, notamment, ils doivent être conservés dix ans à compter de la clôture de l'exercice.

Données à caractère personnel collectées à des fins précontractuelles, sans conclusion effective d’un contrat :
Lorsque vous êtes entré en contact avec nous pour une demande de service ou une simulation/devis et que votre demande n’a pas été suivie d’une souscription, nous conservons vos données pendant une durée limitée à la finalité initialement poursuivie (par exemple pouvoir réémettre une simulation, ou conserver trace du conseil que nous avons été amenés à vous prodiguer).

Données à caractère personnel relatives à un prospect non client :
Les données personnelles relatives à un prospect non client sont conservées, à des fins de prospection commerciale, pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant du prospect.

5. Comment nous assurons la sécurité et la confidentialité de vos données ?
Le respect de la vie privée, la sécurité et à la confidentialité des données et particulièrement des données personnelles confiées par nos clients est notre priorité.

Nous prenons, au regard de la nature des données à caractère personnel et des risques présentés par le traitement, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité de vos données, et, notamment, empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès ou prévenir toute utilisation impropre.

Ainsi, nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité des données à caractère personnel de nos clients contre tout accès non autorisé, modification, déformation, divulgation, ou destruction des données à caractère personnel.

Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi vous êtes invité à vous montrer vigilant.

Dans le souci de protéger la confidentialité de vos données à caractère personnel, nous vous invitons, en particulier dans des règles d’usage d’Internet, à prendre toutes les dispositions utiles notamment en effaçant, dès la fin de votre consultation sur nos sites et plateformes de contenus vidéo, les traces de navigation et en interdisant l’accès aux tiers non autorisés dans l’hypothèse où vous téléchargeriez ces données vers un logiciel de gestion.

Conformément à nos engagements, nous choisissons nos sous‑traitants et prestataires avec soin et leur imposons :

un niveau de protection des données à caractère personnel équivalent au nôtre,
un accès et une utilisation des données à caractère personnel ou des informations strictement nécessaires pour les services qu’ils doivent fournir,
un respect strict de la législation et de la règlementation applicables en matière de confidentialité et de données personnelles,
la mise en œuvre des mesures adéquates pour assurer la protection des données à caractère personnel qu’ils peuvent être amenés à traiter,

Nous nous engageons à conclure avec nos sous-traitants, conformément aux obligations légales et réglementaires, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données à caractère personnel.

6. Où sont stockées vos données ?
Les données à caractère personnel et les informations relatives à nos Clients sont stockées dans nos systèmes d’information ou dans celui de nos sous-traitants ou prestataires.

Nous nous engageons à choisir des sous-traitants et prestataires répondant aux critères de qualité et de sécurité, et présentant des garanties suffisantes, notamment en termes de connaissances spécialisées, de fiabilité et de ressources, pour la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles y compris en matière de sécurité des traitements.

À ce titre, nous imposons à nos sous-traitants et à nos prestataires des règles de confidentialité au moins équivalentes aux nôtres.

Par principe, nous privilégions les solutions techniques et le stockage des données à caractère personnel dans des centres d’hébergement situés au sein de l’Union Européenne. Si tel n’est pas le cas, nous prenons les mesures nécessaires pour nous assurer que les sous-traitants et prestataires offrent les mesures de sécurité et de protection adéquates.

7. Nos actions de prospection
Nous pouvons être amenés à vous contacter afin de vous proposer de nouveaux produits et services qui paraissent correspondre à vos besoins ou désirs ou répondant à de nouveaux usages.

Vous pouvez vous opposer à tout moment et sans frais aux traitements initiés à des fins de prospection selon les modalités définies à l’article 12 des présentes.

Prospection commerciale par courrier électronique sms et phoning :
Nous pouvons vous prospecter par courrier électronique, appel téléphonique ou SMS lorsque vous avez donné votre accord au moment de la collecte de votre adresse électronique ou de vos coordonnées personnelles.

Chaque message électronique de prospection commerciale contient un lien permettant de vous désinscrire.

Les messages et notifications liés à la gestion administrative d’un programme de formation ou d’un service préalablement souscrits ne relèvent pas de la prospection commerciale.

Prospection par téléphone
Nous pouvons également être amenés à vous prospecter par téléphone.

Conformément à l’article L. 223-2 du Code de la consommation, vous êtes informé que vous pouvez vous inscrire sur une liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel. Toutefois, malgré cette inscription, nous pouvons vous démarcher par téléphone dès lors qu’il existe des relations contractuelles en cours sauf si vous vous y êtes opposé ou si vous vous y opposez lors de l’appel.

8. Nos actions de profilage
Le profilage consiste à utiliser des données à caractère personnel pour évaluer certains aspects de la personne concernée, analyser ou prédire ses intérêts, son comportement ou d’autres attributs.

Dans le cadre de notre relation, nous pouvons être amenés à mettre en œuvre des profilages marketing qui ne produisent pas d’effets juridiques à votre égard comme par exemple une segmentation marketing afin de vous suggérer des services et des produits susceptibles de correspondre à vos attentes/besoins, des offres complémentaires ou promotionnelles en ciblant au mieux vos besoins,

À ce titre, les données personnelles que nous collectons nous aident également à personnaliser et à améliorer continuellement notre offre de formation et la relation commerciale afin de vous proposer les offres de produits et services les plus adaptés à vos besoins. Dans ce cadre, nous utilisons différentes techniques de profilage (tel que le recours à des algorithmes).

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant réalisés à des fins de prospection commerciale.

Nous pouvons également être amenés à agréger et à anonymiser ces données afin d’établir des rapports et modèles marketing.

Quand nous avons recours à de telles techniques, nous prenons les mesures nécessaires pour limiter les risques d’erreurs et d’atteintes aux droits et libertés fondamentaux des personnes.

Cookies et autres traceurs :
On entend par Cookies ou autres traceurs, les traceurs déposés et lus par exemple lors de la consultation d’un site internet, de la lecture d’un courrier électronique, de l’installation ou de l’utilisation d’un logiciel ou d’une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé.

Vous êtes informé que lors de vos visites sur l’un de nos sites, des cookies et des traceurs peuvent être installés sur votre équipement terminal.

Vous pouvez consulter, sur le site concerné, la politique cookies mise en œuvre. Nous recueillons votre consentement préalablement à l’installation sur votre équipement terminal de tels traceurs mais également lorsque nous accédons à des données stockées sur votre équipement.

La durée de vie de ces traceurs est de 13 mois maximum.

9. Vos droits
Dans les limites et conditions autorisées par la réglementation en vigueur, vous pouvez :

accéder à l’ensemble de vos données à caractère personnel,
faire rectifier, mettre à jour et effacer vos données à caractère personnel, étant précisé que l’effacement ne peut intervenir que lorsque :
les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectée ou traitées d’une autre manière,
vous avez retiré votre consentement sur lequel le traitement était fondé,
vous vous êtes opposé au traitement de vos données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le poursuivre,
les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite,
les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union ou par le droit français auquel l’organisme de formation est soumis,
vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons qui vous sont propres,
vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection commerciale,
recevoir les données à caractère personnel vous concernant et que vous nous avez fournies, pour les traitements automatisés reposant sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, et demander la portabilité de ces données,
demander une limitation des traitements de données à caractère personnel que nous opérons vous concernant lorsque vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel et ce pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel.

En outre, vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès, lesquelles directives peuvent être enregistrées également auprès « d’un tiers de confiance numérique certifié ». Ces directives peuvent désigner une personne chargée de leur exécution. Ces droits ne peuvent cependant avoir pour effet de contrevenir aux droits des héritiers ou à permettre la communication d’informations auxquelles seuls ces derniers peuvent légitimement avoir accès.

10. Comment exercer vos droits ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur les dispositions de cette notice d’information, exercer vos droits ou nous contacter, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante :

IIFA – 65, avenue Jean Jaurès – 30900 NIMES – France
Mail : contact@iifa.fr

En France, l’autorité de contrôle est la CNIL
3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
http://www.cnil.fr/.

Vous devez impérativement justifier de votre identité en indiquant clairement vos nom et prénoms, l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée, signer votre demande et y joindre la photocopie d’un document d’identité comportant votre signature.

L’exercice de vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de votre droit à la limitation du traitement ou à la portabilité des données à caractère personnel s’effectue sans frais.

Au titre de l’exercice du droit d’accès, nous vous fournirons une copie des données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement. En cas de demandes manifestement infondées ou excessives notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables tenant compte des coûts administratifs supportés pour fournir ces informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou refuser de répondre à votre demande.

Cette notice d’information est susceptible d’être modifiée.

Version 17/03/23